Réaliser une analyse organisationnelle – Puis-je faire cela moi-même?

Toute personne disposant de temps peut réaliser elle-même un diagnostic de son organisation lui permettant d’identifier les principaux problèmes et priorités à aborder.

Déjà cinq (5) mois se sont écoulés depuis les élections municipales. Votre nouveau conseil maitrise de mieux en mieux les enjeux de votre municipalité ou de votre MRC. Les effets de la pandémie s’estompent progressivement. Les choses reprennent leurs cours, mais les questions entourant les rôles et responsabilités du personnel et l’organisation du travail n’ont pas encore trouvé de réponses. Vous vous demandez si une analyse organisationnelle répondrait à ces questions. Mieux, vous souhaitez effectuer cette démarche vous-même.

En quoi consiste une analyse organisationnelle ?

1. Analyser tous les éléments de changements potentiels de la situation souhaitée;
2. Les mettre en relation avec la situation actuelle ;
3. Élaborer un plan d’action permettant la réalisation des choix effectués.

La situation actuelle vous est connue, mais il ne faut pas oublier ou sous-estimer ce que le personnel lui-même peut fournir comme informations ou solutions à des irritants connus. Pour augmenter la crédibilité de l’exercice, il faut permettre à tout le personnel de s’exprimer, même les saisonniers et les temporaires, de même que les employés absents temporairement pour des raisons de maladie.

Pour bien identifier la situation souhaitée, vous utiliserez certainement des éléments de discussions du conseil, mais vous devrez aller plus loin. Chaque élu (comme le personnel) peut vous fournir des pistes qui n’ont jamais été abordées. Finalement, vous devez établir le portrait des infrastructures actuelles de votre organisation afin d’identifier les améliorations ou les travaux de rénovation. Les projets structurants dans la fenêtre des 3 à 5 prochaines années complètent les informations qui vous seront nécessaires à votre analyse.

Selon les orientations et les choix du conseil, vous serez en mesure de planifier les actions à poser, dans un plan d’action, pour mettre en œuvre et réaliser les changements à effectuer dans votre organisation. Comme vous aurez sollicité la collaboration du personnel, il s’attendra à recevoir les résultats de vos travaux et c’est tout à fait normal. Alors, il ne faut pas omettre cette étape dans le plan d’action.

Pour répondre à la question du début, il est tout à fait possible que vous puissiez exécuter vous-même un tel travail. En effet, ce sont toutes des activités qui sont accessibles. Vous devrez cependant surmonter deux (2) éléments.

1. Le temps que vous pourrez y consacrer. Ce travail demande plusieurs heures de travail échelonnées sur plusieurs semaines. Les rencontres, l’analyse et la rédaction d’un rapport sont des étapes qui peuvent demander du temps.

• Votre degré de neutralité. Le poste que vous occupez et la «proximité» avec le conseil vous confère un écueil quasi insurmontable. Vous devrez donc y songer afin de rassurer les élus comme le personnel.

Nous sommes en mesure de vous accompagner dans cette démarche. N’hésitez pas à faire confiance à des spécialistes!