L’impartition des ressources humaines dans les petites municipalités

Est-ce une option à envisager?

Plusieurs responsabilités liées à la gestion des ressources humaines incombent à la direction générale d’une municipalité. Parfois, ce serait plus simple de confier certains dossiers à une ressource externe. Toutefois, est-ce vraiment possible de le faire lorsqu’on est dans une petite municipalité? Dans ce cas, pourrait-on envisager l’impartition de services?

Tout d’abord, dressons un bref éventail des responsabilités liées aux ressources humaines dans une municipalité. Il y a la dotation, soit la recherche de personnel et tout le processus d’embauche. Ensuite, le gestionnaire doit agir comme conseiller lors de situations problématiques. Puis, il faut rédiger et mettre en place des procédures : le sommaire des responsabilités, la gestion de la discipline, le manuel de l’employé, le climat de travail, la gestion de la rémunération, etc.

En tant que directrice générale ou directeur général, je suis capable de faire la gestion des ressources humaines, c’est-à-dire que j’ai les connaissances, l’expérience, la solution, l’outil, la neutralité et la volonté et, enfin, le plus important, j’ai le temps…

Le manque de temps constitue l’une des raisons principales pour recourir à une ressource externe. On peut aussi avoir besoin de faire appel à quelqu’un en raison d’un surplus de personnel, d’un nombre élevé de problèmes différents à régler, d’une croissance rapide de la municipalité ou d’un manque de connaissances ou d’expérience de la personne responsable.

Le premier réflexe en cas de surcharge est l’embauche à l’interne d’une ressource à temps complet. Cela facilite la dotation, permet de mettre en place plusieurs politiques et offre une alternative en cas d’urgence. Toutefois, il y a certains inconvénients comme ajouter le coût du salaire, la difficulté de trouver une personne avec suffisamment d’expérience et une connaissance du domaine municipal, ainsi que devoir être en mesure de combler son horaire pour justifier sa présence à plein temps.

Le besoin ne justifie pas une ressource à temps complet, que faire alors? L’impartition de services d’une ressource de l’externe peut s’avérer un choix pertinent. L’impartition est une stratégie d’une entreprise qui se procure à l’extérieur des biens matériels ou des services, au lieu de prendre elle-même en charge leur production ou leur fourniture.

Il existe différentes techniques d’impartition, notamment la sous-traitance, la franchise, la concession et la licence d’exploitation. Dans le milieu municipal, la franchise, la concession et la licence d’exploitation ne sont pas réalistes ni réalisables. On parle donc ici strictement de sous-traitance. L’impartition existe sous plusieurs formes et la plupart des municipalités y ont déjà recours sur plusieurs sujets sans l’appeler ainsi : le déneigement, l’eau, l’inspection, l’ingénierie, etc.

Se regrouper afin de faire appel à une ressource externe permet d’en diminuer le coût. Les parties impliquées partagent ainsi l’utilisation de la ressource. Le regroupement peut se faire selon différents critères : la proximité géographique, un même sujet de préoccupation, etc. La MRC peut même agir comme catalyseur.

Reste à déterminer la formule d’impartition qui convient aux différents membres, puis de décider des membres du groupe, de comment se fait la gestion, de comment les coûts sont partagés et de quelle manière le temps de la ressource est réparti. Cette manière d’agir peut contribuer à la mise en place d’actions communes, à provoquer des effets de synergie et à accéder à la connaissance, à la compétence et à l’expérience d’une personne à un coût moindre. L’impartition peut être générale, c’est-à-dire de sous-traiter toute la gestion des ressources humaines. Pour une direction générale qui a besoin d’aide, mais qui souhaite assurer un certain contrôle, l’impartition sélective permet de choisir les fonctions qu’elle souhaite impartir et de conserver les autres. Finalement, posons à nouveau la question initiale : est-ce une option à envisager?