Le processus disciplinaire : un outil RH puissant

Nous sommes régulièrement sollicités pour des conseils concernant le processus disciplinaire. Nous vous proposons donc un tour d’horizon des bonnes pratiques à adopter pour vous outiller dans votre travail.

Il y a des employés plus difficiles à gérer dans tous les milieux de travail, personne n’y échappe. Lorsqu’il est question de gestion disciplinaire, plusieurs gestionnaires ne savent pas par où commencer. L’important consiste à mettre en place un processus disciplinaire clair et efficace dans votre organisation.

Il est important de comprendre que la discipline n’est pas une punition. Le véritable objectif est de corriger un comportement problématique. Tout employé se doit de respecter les règles, les attentes et les exigences de la municipalité.

Tout d’abord, lorsqu’une situation survient, la responsabilité revient au gestionnaire. Ce dernier doit expliquer à l’employé le comportement problématique, préciser ce qui doit être corrigé et accorder un délai raisonnable pour y parvenir. À mesure que les interventions des différentes étapes du processus disciplinaire progressent, la responsabilité se déplace vers l’employé qui, malgré les rencontres, ne corrige pas son comportement ou son rendement.

Les étapes du processus disciplinaire

Avertissement verbal
L’employé est rencontré et reçoit un avertissement verbal du superviseur immédiat ou de la personne désignée. Une note est inscrite à son dossier à des fins de suivi. Il peut y avoir plus d’un avertissement verbal selon la situation.

Avertissement écrit
Un avis écrit est préparé et présenté à l’employé lors d’une rencontre. Les éléments mentionnés dans la lettre sont expliqués clairement à l’employé.

Suspension (courte ou longue)
L’employé est rencontré, reçoit une lettre de suspension et est retiré du travail pour une période déterminée. La suspension est sans solde, sauf en cas d’enquête où elle peut exceptionnellement être avec solde.

Congédiement
Si aucune amélioration n’est observée, l’employé peut être congédié. Toutes les sommes dues doivent alors être versées conformément aux lois et aux politiques en vigueur.

Principes de base à respecter

Quand il est question du processus disciplinaire, le gestionnaire doit appliquer les mesures correctives de façon progressive, juste, cohérente et rigoureuse. Il faut aussi respecter les dispositions de la convention collective, s’il y a lieu.

En prévention, nous conseillons à l’organisation de se doter d’une politique disciplinaire claire et de la communiquer à tous les employés. De plus, il importe d’informer les employés du fonctionnement du processus disciplinaire.

Les gestionnaires concernés doivent également recevoir une formation concernant l’application du processus disciplinaire propre à l’organisation. Ainsi, tout le monde parle le même langage, ce qui facilite la cohérence lors de l’application. Pour assurer une gestion efficace du processus disciplinaire, il faut aussi savoir faire preuve de courage managérial.

En ce qui concerne les rencontres disciplinaires, il est important de prévoir la présence d’un témoin et de se préparer adéquatement en se basant sur des faits et en respectant les personnes concernées. Assurez le suivi des avertissements et documentez toutes les étapes de la procédure pour pouvoir vous y référer au besoin.

Le processus disciplinaire peut sembler exigeant, mais il devient un outil puissant lorsque les gestionnaires sont bien formés, que les employés comprennent les attentes et que la politique est appliquée de manière claire, juste et constante.

Dans toute organisation, laisser les situations problématiques s’accumuler ou congédier un employé uniquement parce que « la goutte a fait déborder le vase » représente un risque important, tant sur le plan humain que légal. Le principe est simple : mieux vaut éteindre les feux lorsqu’ils apparaissent plutôt que d’attendre qu’ils se transforment en incendie de forêt et arriver devant une situation incontrôlable.